การว่าจ้างรถรับจ้างโดยสารของสถานศึกษา โดยเฉพาะสถานศึกษาของรัฐ จะต้องดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบของทางราชการ ซึ่งเป็นไปตาม พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และระเบียบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยมีกระบวนการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างดังนี้:

1. การกำหนดความต้องการและการจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้าง

• 1.1 สถานศึกษาต้องกำหนดความต้องการในการใช้บริการรถรับจ้างโดยสาร เช่น การพานักเรียนไปทัศนศึกษา การเดินทางร่วมกิจกรรมทางการศึกษานอกสถานที่ หรือการรับส่งนักเรียนประจำวัน
  1.2 จัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้างเพื่อแสดงรายละเอียดของงานหรือบริการที่ต้องการว่าจ้าง เช่น จำนวนรถที่ต้องการ ระยะทาง เวลา และงบประมาณที่ใช้
  1.3 ตรวจสอบวงเงินงบประมาณและกำหนดวิธีการจัดซื้อจัดจ้างที่เหมาะสมตามวงเงินที่ระบุในระเบียบ

2. การเลือกวิธีการจัดซื้อจัดจ้าง
วิธีการจัดซื้อจัดจ้างจะขึ้นอยู่กับวงเงินของการว่าจ้าง ซึ่งตามระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐแบ่งวิธีการออกเป็นหลายรูปแบบ ดังนี้:

• 2.1 วิธีเฉพาะเจาะจง: ใช้สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท โดยสถานศึกษาสามารถเลือกผู้รับจ้างได้โดยไม่ต้องมีการแข่งขันราคา แต่ต้องทำการประเมินว่าผู้ให้บริการมีคุณสมบัติและมาตรฐานตามที่กำหนด
   2.2 วิธีสอบราคา: ใช้เมื่อวงเงินจัดจ้างเกิน 500,000 บาทแต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท การสอบราคาจะต้องมีผู้ประกอบการที่เข้าร่วมประมูลอย่างน้อย 3 ราย เพื่อให้เกิดการแข่งขันในด้านราคาและคุณภาพ
  2.3 วิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding): ใช้เมื่อวงเงินจัดจ้างเกิน 2,000,000 บาท โดยต้องดำเนินการประกวดราคาผ่านระบบจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ของกรมบัญชีกลาง

3. การประกาศและเปิดโอกาสให้ผู้เสนอราคาเข้าร่วม

• สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่ใช้วิธีสอบราคา หรือวิธี e-bidding ต้องมีการประกาศเชิญชวนผู้ประกอบการที่สนใจเข้าร่วมเสนอราคา ผ่านเว็บไซต์ของกรมบัญชีกลาง หรือช่องทางประกาศอื่น ๆ ตามที่กฎหมายกำหนด
  ในกรณีของ e-bidding การเสนอราคาและการประกวดราคาจะดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ โดยผู้ประกอบการที่สนใจต้องลงทะเบียนในระบบและเข้าร่วมประมูลตามกำหนดเวลา

4. การพิจารณาและคัดเลือกผู้ให้บริการ

• -คณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้างของสถานศึกษาจะพิจารณาข้อเสนอจากผู้ประกอบการตามเกณฑ์ที่กำหนด เช่น ราคา คุณภาพของบริการ ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือ
  -มีการตรวจสอบคุณสมบัติของผู้ให้บริการ เช่น ใบอนุญาตประกอบการรถรับจ้าง ใบอนุญาตขับขี่ของพนักงานขับรถ สภาพรถ และมาตรฐานความปลอดภัยของรถโดยสาร
  -พิจารณาเปรียบเทียบราคากับงบประมาณที่มีอยู่ หากการเสนอราคาต่ำสุดมีคุณภาพและตรงตามข้อกำหนด คณะกรรมการสามารถพิจารณาเลือกผู้เสนอราคาดังกล่าว

5. การจัดทำสัญญาจ้าง

• เมื่อได้ผู้ให้บริการที่ผ่านการคัดเลือกแล้ว จะมีการจัดทำสัญญาจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรตามที่ระบุในระเบียบราชการ โดยสัญญาจะระบุรายละเอียดของการให้บริการ เช่น วันและเวลาที่ให้บริการ จำนวนและประเภทของรถ เงื่อนไขด้านความปลอดภัย การชำระเงิน และข้อกำหนดอื่น ๆ
  ในกรณีของการว่าจ้างที่มีมูลค่าสูง อาจต้องมีการจัดทำสัญญาค้ำประกันเพื่อให้มั่นใจว่าผู้ให้บริการจะปฏิบัติตามข้อกำหนดในสัญญา

6. การตรวจรับงานและชำระเงิน

• หลังจากที่ผู้ให้บริการรถรับจ้างได้ดำเนินการตามสัญญาแล้ว คณะกรรมการตรวจรับงานของสถานศึกษาจะทำการตรวจสอบการให้บริการว่าเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ เช่น ตรวจสอบสภาพรถ คุณภาพการขับขี่ และความปลอดภัยของผู้โดยสาร
  หากการให้บริการเป็นไปตามสัญญา จะทำการตรวจรับงานและออกเอกสารการตรวจรับ ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญในการชำระเงินตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในสัญญา

7. การประเมินและรายงานผล

• -สถานศึกษาจะทำการประเมินผลการจัดจ้าง เช่น ความพึงพอใจของนักเรียนหรือครูต่อการใช้บริการ และคุณภาพของการให้บริการรถรับจ้าง
  -รายงานผลการจัดจ้างจะถูกนำเสนอต่อหน่วยงานที่กำกับดูแลเพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในอนาคต